Sembra che il tempo non basti mai. Delle 24 ore di una giornata dovremmo dedicarne una giusta parte per dormire, rimanendo così con una disponibilità di circa 16 ore. Una routine quotidiana ben organizzata ci può permettere di fare tutto e trovare anche del tempo libero utile a se stessi e dunque a vivere meglio.
Con l’utilizzo degli smartphone ci si aspetta di essere online e raggiungibili 24 ore su 24. Tenendo presente questo, gestire il tempo diventa fondamentale. Forse non possiamo sottrarci alle convenzioni che regolano la nostra vita, ma possiamo imparare a diventare padroni del nostro tempo. Come? Ottimizzandolo.
Tempo vs attività
Se il tempo non si può gestire, cosa si può fare? Possiamo esercitare il controllo sulle attività. Il primo livello di controllo sulle attività è:
- “dico di sì o dico di no ad una attività? Come decido?”: il principio generale da seguire, tanto banale quanto spesso trascurato, è quello dell’importanza;
- “Come faccio a sapere se una cosa è importante?”: è importante tutto ciò che crea valore;
- “Cos’è che crea valore?”: ciò che soddisfa un bisogno. Nell’interazione con un’altra persona, per esempio, è importante ciò che crea valore per lei e per te.
Un altro concetto spesso non troppo chiaro è: “Perché svolgiamo le attività?”. La risposta è che vogliamo dei risultati. Le attività ci fanno ottenere qualche cosa che prima non c’era.
Ad esempio, per mangiare devi svolgere delle attività, quindi esse saranno funzionali a realizzare un risultato. Poi questo risultato crea valore, perché soddisfa il bisogno di fame dandomi energia.
Tempo ed energia
Nel time management un altro punto fondamentale di cui spesso ci si dimentica è l’energia. Essa è ciò che rende utile il tempo trascorso a svolgere un’attività. Se saremo a corto di energie, otterremo la metà dei risultati.
Come pianificare le giornate
Dividere il quadro generale delle cose da fare durante la giornata ci aiuterà a gestire meglio le nostre responsabilità e i nostri obiettivi. Vediamo gli step da seguire:
- scrivere una lista generale, che riguarda tanti aspetti della nostra vita, su ciò che pensiamo bisogna fare. Un elenco scritto aiuterà a analizzare e organizzare meglio i nostri compiti;
- dividere la lista in categorie in ordine di importanza. Possiamo creare per esempio la lista dedicata al lavoro, quella per la vita sociale e quella per la famiglia;
- organizzare ogni lista in base alle priorità: “priorità 1” per le cose che devono essere fatte e non sono negoziabili. “Priorità 2” per le cose da fare nei prossimi tre giorni: anche queste sono priorità importanti, ma possono essere organizzate nei prossimi giorni;
- dividere le cose da fare tra “meno importanti”, cioè cose che possono aspettare una o due settimane, e cose che “dovrò fare”, per cose che posso svolgere dai 3 ai 12 mesi.
Gestione strategica
Ora che conosciamo, abbiamo categorizzato e definito le priorità di tutto ciò che dobbiamo fare nel breve e lungo periodo, dobbiamo studiare una metodologia e una strategia per riuscire a far tutto. Solo in questo modo possiamo avere un piano di azione concreto ed efficiente.
Per le questioni a lungo termine è importante schedulare degli step a distanza di qualche settimana: avremo così traccia dei progressi e di quanto ci stiamo avvicinando o meno all’obiettivo. Così non ci troveremo con molte cose da fare tutte insieme. Ricordiamoci però di essere anche flessibili, perché nella vita spesso succedono imprevisti; se serve, dobbiamo essere in grado di modificare la strategia.
La questione più importante da tenere a mente è che per fare tutto quello che riteniamo importante e utile è necessario prima di tutto avere consapevolezza di noi stessi, di chi siamo e dove siamo diretti.
