Gestire il tempo e le priorità: fai spazio a ciò che conta

Applicare strategie di gestione del tempo può essere particolarmente utile, soprattutto da quando stile di vita e modalità di lavoro sono cambiati: lo smart working, per esempio, ha richiesto una nuova organizzazione delle giornate e dei confini tra vita privata e professionale.

In questo contesto, i dati sull’uso del tempo sono stati proposti anche come una metrica alternativa per orientare la distribuzione delle risorse, perché comparabili tra paesi e “oggettivi”, nel senso che tutte le persone dispongono delle stesse 24 ore al giorno (Waring, 2022).

Il primo passo importante per gestire il tempo: fissare le priorità

Può capitare di impegnarsi nel tentativo di fare tutto, senza fermarsi davvero a riconoscere quali siano le cose per noi davvero importanti. Eppure, la cosiddetta “quarta ondata” del time management invita proprio a una gestione di sé, in cui si definiscono le priorità, si organizza il lavoro in funzione di esse e si coltiva la disciplina necessaria per raggiungere gli obiettivi, così che, quando questo approccio è padroneggiato dalla persona e dal team, l’uso del tempo venga guidato da ciò che conta e non da ciò che è urgente (Manji, 1992).

A volte, però, ci si può sentire “incastrati” in una routine o in aspettative ormai non più attuali o fruttuose, trascurando i cambiamenti che nel frattempo possono essere avvenuti nella nostra vita o nel contesto in cui ci troviamo. Se ci fermiamo un attimo, possiamo concentrarci sulle cose importanti per noi in un preciso momento della nostra vita, fissando le nostre priorità attuali e riaggiornarle, se necessario. Questo è un passo fondamentale per mantenere maggiore equilibrio e per gestire in modo più efficace il nostro tempo.

Un esercizio per stabilire le priorità

Organizzarsi avendo chiare le proprie priorità può diventare più semplice e può migliorare la gestione del tempo, aiutandoci, inoltre, a concentrare energie e risorse sulle cose davvero importanti. Vediamo un esercizio utile per aumentare la consapevolezza delle priorità del momento che stiamo vivendo sulla base dei nostri bisogni attuali:

• assicuriamoci di essere liberi e indisturbati per almeno 10 minuti,
• mettiamoci comodi e rilassiamoci facendo un bel respiro,
• prendiamo carta e penna e stiliamo un elenco delle cose importanti per noi, inserendo tutte le cose che ci vengono in mente e cercando di essere il più possibile specifici,
• rileggiamo ciò che abbiamo scritto e chiediamoci “Quanto è importante per me questa cosa in questo preciso momento della mia vita?” e proviamo ad attribuire un punteggio,
• ora che abbiamo la nostra classifica, valutiamo le cose che abbiamo messo agli ultimi posti e chiediamoci: “Sono ancora sicuro di volerle mantenere?”, “Sono cose prioritarie in questo momento della mia vita?”

Un modello pratico

Per gestire tempo e priorità in modo realistico può essere utile un modello in tre mosse, semplice da applicare agli strumenti che già usi:

• Chiarire: definire cosa conta davvero adesso (valori, obiettivi, responsabilità). Qui nasce la tua lista di priorità: senza chiarezza, l’urgenza degli altri può prendere il sopravvento.
• Proteggere: trasformare le priorità in tempo “difeso” in agenda (blocchi dedicati, confini, no, negoziazioni). È il passaggio che aiuta a evitare che le cose importanti restino solo un’intenzione.
• Adattare: rivedere e correggere in base a imprevisti, energie e contesto. Non è “mancanza di disciplina”: è manutenzione del sistema.

La percezione di controllo sul tempo è spesso considerata un meccanismo importante che può collegare le strategie organizzative a maggiore benessere e, in alcuni casi, a minore stress (Macan, 1994).

Dalle priorità alle azioni

Una lista di priorità è davvero utile quando diventa comportamento osservabile e per allenarti puoi fare una procedura rapida in 10 minuti, da ripetere ogni settimana.

• Scegli 3 priorità-settimana: non “tutto”, ma tre aree che, se curate, rendono la settimana più allineata (es. salute, lavoro, relazioni).
• Definisci l’azione minima per ciascuna: un passo piccolo ma concreto (es. 20 minuti di camminata, bozza di 1 pagina, telefonata di 10 minuti).
• Stima il tempo: quanto dura davvero? Se non sai, fai una stima prudente e aggiungi 20%.
• Decidi il “quando”: senza data e ora, l’azione resta un’aspirazione.
• Prepara l’ostacolo: scrivi una frase “Se succede X, allora faccio Y” (es. se salto la camminata, recupero 10 minuti dopo pranzo).

Questa traduzione in azioni può ridurre l’ambiguità e aumentare la probabilità di esecuzione, perché collega priorità e pianificazione.

La lista delle cose fare

Un altro strumento che può rivelarsi particolarmente utile per la gestione del tempo è l’utilizzo di una to do list, ovvero una lista delle cose da fare: se costruita in modo consapevole, può aiutare non solo a “ricordare” i compiti, ma anche a definire obiettivi, stabilire priorità e individuare ciò che è opportuno delegare.

Si tratta di un elenco in cui possiamo annotare tutte le attività da svolgere nella nostra giornata e nella nostra settimana. Possiamo avere un’unica lista oppure più di una, a seconda dei contesti, come per esempio:

• una per il lavoro,
• una per la famiglia,
• una per le cose da fare.

Una volta realizzata la lista delle cose da fare, possiamo utilizzare la tecnica della “Matrice di Eisenhower”, utile proprio a stabilire le priorità delle cose da fare:

• urgenti ed importanti: da fare subito,
• importanti ma non urgenti: si possono pianificare,
• urgenti ma non importanti: potrebbero essere delegate ad altri,
• né importanti né urgenti: potrebbero essere attività superflue e, quindi, eliminabili.

Caratteristiche della To do list che può funzionare

Una to do list efficace non è un “contenitore infinito”, è uno strumento per decidere attraverso tre criteri fondamentali che possono renderla più gestibile:

• Breve: se la lista giornaliera supera 10–12 voci, spesso stai mescolando compiti e progetti, tieni una lista “master” e una lista “oggi”.
• Specifica: scrivi azioni concrete e definite, non categorie.
• Chiusa: aggiungi nuove attività solo in momenti dedicati (es. 2 volte al giorno). Se la aggiorni continuamente, la lista può diventare una fonte di distrazione.

Quando una voce richiede più di 30–40 minuti può essere utile spezzarla, permettendo così di ridurre la procrastinazione e facilitando la calendarizzazione. Questo diventa un ponte naturale verso la Matrice di Eisenhower: prima chiarisci cosa fare, poi decidi con quale priorità.

Esempio compilato di Matrice di Eisenhower

Un esempio concreto può aiutare a vedere come la Matrice di Eisenhower trasformi una lista in decisioni:

• Urgente e importante (fare subito): “consegnare report entro oggi”, “chiamare pediatra per febbre”. Sono attività con scadenza ravvicinata e conseguenze reali.
• Importante ma non urgente (pianificare): “allenamento 2 volte”, “preparare presentazione della prossima settimana”, “tempo di qualità con partner”. Qui si costruisce prevenzione: se non pianifichi, possono diventare urgenti.
• Urgente ma non importante (delegare/semplificare): “rispondere a email informative”, “prenotare un servizio che può fare un familiare”. Se non puoi delegare, riduci lo standard (risposta breve, template).
• Né urgente né importante (eliminare/limitare): “scroll senza obiettivo”, “riunioni non necessarie”. Non è moralismo: è protezione del tempo.

Il punto non è avere una matrice perfetta, ma usarla per scegliere cosa entra in agenda e cosa no.

Uno strumento fondamentale per la gestione del tempo: l’agenda

L’agenda è un ottimo strumento per programmare le attività, perché ci permette di vedere rapidamente su quali aspetti stiamo investendo energie ogni giorno e quali, invece, rischiamo di lasciare in secondo piano. Rivederla regolarmente può aiutare a individuare “buchi” nell’utilizzo del tempo, evitando di ripetere pratiche improduttive (Lušňáková et al., 2021). Ci aiuta, inoltre, a capire se siamo in grado o meno di ritagliarci realmente del tempo per le nostre priorità e per prenderci cura di noi stessi.

Anche nella psicoterapia è possibile lavorare sulla gestione del tempo utilizzando l’agenda come strumento davvero efficace. Vediamo di seguito due suggerimenti importanti per utilizzarla al meglio:

• Mettere sempre in agenda del tempo per noi stessi.
• Mettere in conto gli imprevisti: questo ci può far trovare più preparati quando arrivano, o permetterci di goderci del tempo extra da dedicare alle cose importanti se tutto va come programmato.

Calendarizzare l’agenda: il time blocking

L’agenda può diventare uno strumento potente quando non contiene solo appuntamenti, ma anche le attività importanti. Un metodo semplice è il time blocking, blocchi di tempo dedicati a un compito. Vediamo insieme una struttura che può aumentare la sensazione di controllo sul tempo, un fattore spesso considerato centrale nei modelli di time management (Macan, 1994):

• Blocchi per priorità: inserire in agenda 2–3 blocchi a settimana per ciò che è “importante ma non urgente” (es. studio, movimento, progetto). Se non è in agenda, è facile che non accada.
• Compiti “àncora”: agganciare un’attività a un momento stabile (es. pianificazione 10 minuti dopo il caffè del mattino) per ridurre lo sforzo decisionale.
• Buffer per imprevisti: prevedere 10–20 minuti tra i blocchi o un'ora di "cuscinetto" al giorno. Non è tempo sprecato: è ciò che può evitare l’effetto domino.
• Regola del “finire”: chiudere ogni blocco con 2 minuti per segnare il prossimo passo, così si riparte più facilmente.

Esempio di agenda settimanale orientata alle priorità

Supponiamo che le tue 3 priorità siano: salute, progetto di lavoro e relazioni. Vediamo insieme un esempio essenziale di come una priorità può diventare tempo protetto:

• Lunedì 18:30–19:00: camminata (salute). Blocco breve, realistico.
• Martedì 9:00–10:30: blocco profondo sul progetto (lavoro). Notifiche off, obiettivo chiaro.
• Mercoledì 13:00–13:20: gestione email (urgente/non importante) in una finestra dedicata, per non frammentare la giornata.
• Giovedì 18:00–19:00: tempo con partner/amico (relazioni). Trattato come un appuntamento.
• Venerdì 16:30–16:45: mini-revisione e preparazione della settimana successiva.

Possiamo osservare cosa succede in questa pianificazione: l'importante ma non urgente entra in agenda prima che la settimana si riempia, mentre il resto, come le piccole urgenze, si incastrano nei buffer o in finestre dedicate, senza invadere tutto.

Revisione settimanale in 10 minuti: una checklist per riallineare priorità e tempo

La gestione del tempo non si “imposta” una sola volta, ma si mantiene attraverso una revisione settimanale breve che può ridurre l’accumulo di urgenze e aiutarti a scegliere con più lucidità.

• Svuota la mente: annotare su un foglio tutto ciò che ti preoccupa o ti resta in sospeso può servire a liberare l’attenzione.
• Rivedi le priorità: chiediti “cosa conta di più la prossima settimana?” e scegli 3 priorità realistiche.
• Controlla i vincoli: appuntamenti fissi, scadenze, energie previste. Le priorità devono essere compatibili con la realtà.
• Pianifica 3 blocchi chiave: metti in agenda i blocchi per le cose importanti e non solo per le urgenze.
• Decidi cosa togliere: ogni “sì” richiede un “no”. Elimina, rimanda o riduci lo standard di ciò che non è prioritario.

Quando la pianificazione non funziona: segnali e possibili strategie correttive

A volte il problema non è la “mancanza di volontà”, ma un sistema che non rispetta i limiti e il contesto. Alcuni segnali tipici possono indicare dove intervenire:

• Agenda sempre piena, ma sensazione di inconcludenza: probabilmente stai pianificando solo urgenze. Correzione: inserisci prima 2 blocchi settimanali per l’importante.
• Sfori continui: stime troppo ottimistiche o compiti troppo grandi. Correzione: spezza le attività e aggiungi buffer.
• Troppe interruzioni: confini poco chiari. Correzione: finestre dedicate per messaggi/email e un blocco “focus” protetto.
• Procrastinazione sull’importante: obiettivo troppo vago o emotivamente pesante. Correzione: definisci il “primo passo di 5 minuti” e calendarizzalo.

Se noti che la difficoltà è costante e accompagnata da forte stress o senso di sopraffazione, lavorare in psicoterapia su priorità, confini e aspettative può rendere la pianificazione più sostenibile nel tempo.

Se vuoi fare spazio a ciò che conta davvero, puoi iniziare da qui

Gestire tempo e priorità non significa “fare tutto”, ma scegliere con più chiarezza cosa è importante per te e proteggere energie, confini e bisogni nel quotidiano. Se ti accorgi che l’urgenza prende spesso il sopravvento, che fai fatica a dire di no o che lo stress rende difficile mantenere un’organizzazione sostenibile, un percorso psicologico può aiutarti a rimettere ordine con strumenti concreti e adatti alla tua situazione. Con Unobravo puoi trovare il professionista più in linea con le tue esigenze.