Applicare delle strategie per la gestione del tempo può essere particolarmente utile, specialmente in questo ultimo periodo in cui è il nostro stile di vita e le modalità di lavoro sono cambiati: un esempio è lo smart working che ha richiesto una nuova organizzazione del proprio tempo.
Gestire con più consapevolezza le proprie priorità è importante, ad esempio, per i genitori con figli piccoli, che si trovano a dover conciliare la vita lavorativa con la gestione e la cura della famiglia e dei bambini anche in condizioni particolari come quelle che derivano dalla chiusura delle scuole, dall’attivazione della didattica a distanza, dalla necessità di restare in quarantena.
Ma le strategie di gestione del tempo e delle priorità possono essere utili anche a tutti quelli che desiderano ad esempio riuscire a ritagliarsi maggiori spazi per sé, per i propri hobbies e per il proprio recupero psicofisico.
Il primo passo importante: fissare le priorità
Può capitare spesso di impegnarsi nel tentativo di fare tutto, senza soffermarsi nemmeno più di tanto a pensare quali siano le cose per noi davvero importanti. Può capitare di sentirsi “incastrati” in una routine o in aspettative ormai non più attuali o fruttuose, trascurando i cambiamenti che nel frattempo possono essere avvenuti nelle nostre vite o nel contesto in cui ci troviamo.
Anche le nostre priorità possono essere riviste ed aggiornate
Se ci fermiamo un attimo, possiamo concentrarci sulle cose che sono davvero importanti per noi in un preciso momento della nostra vita. Possiamo fissare le nostre priorità e possiamo riaggiornarle, se necessario. Questo è un passo fondamentale per tenere maggiormente in equilibrio le nostre vite e per gestire efficacemente il nostro tempo.
Un po’ di pratica
Avere maggiore consapevolezza sulle urgenze del momento che stiamo vivendo e, soprattutto, sulla possibilità che queste priorità possano essere riaggiornate sulla base dei nostri bisogni attuali può aiutarci molto.
Ecco un piccolo esercizio per fissare le priorità:
- assicuriamoci di essere liberi e indisturbati per almeno 10 minuti;
- mettiamoci comodi e rilassiamoci, facendo un bel respiro;
- prendiamo carta e penna e stiliamo un elenco delle cose importanti per noi, inserendo tutte le cose che ci vengono in mente e cercando di essere il più possibile specifici;
- rileggiamo ciò che abbiamo scritto e chiediamoci “quanto è importante per me questa cosa in questo preciso momento della mia vita?” e proviamo ad attribuire un punteggio;
- ora che abbiamo la nostra classifica, valutiamo le cose che abbiamo messo agli ultimi posti e chiediamoci: “sono ancora sicuro di volerle mantenere?”, “sono cose prioritarie in questo momento della mia vita?”.
Organizzarsi avendo chiare le proprie priorità è molto più semplice e può migliorare la nostra gestione del tempo, aiutandoci a concentrare maggiormente le nostre energie e risorse sulle cose davvero importanti.
La lista delle cose fare
Un altro strumento che può rivelarsi particolarmente utile per la gestione del tempo, è l’utilizzo di una to do list, ovvero una lista delle cose da fare.
Si tratta di un elenco in cui possiamo annotare tutte le attività da svolgere nella nostra giornata e nella nostra settimana. Possiamo avere un’unica lista oppure più di una, a seconda dei contesti ad esempio:
- una per il lavoro;
- una per la famiglia;
- una per le cose da fare, per esempio, per il trasloco;
- una per l’arrivo di un nuovo bimbo in famiglia.
Una volta realizzata la lista delle cose da fare, possiamo utilizzare la tecnica della “Matrice di Eisenhower", utile proprio a stabilire le priorità delle cose da fare. Avremo così delle cose:
- urgenti ed importanti: da fare subito;
- importanti ma non urgenti: si possono pianificare;
- urgenti ma non importanti: potrebbero essere delegate ad altri;
- né importanti né urgenti: potrebbero essere attività superflue e, quindi, eliminabili.
Uno strumento fondamentale per la gestione del tempo: l’agenda
L’agenda è un ottimo strumento per programmare le nostre attività, perché ci consente di verificare in modo rapido su quali aspetti concentriamo i nostri impegni quotidiani e cosa invece tendiamo a trascurare. Ci aiuta inoltre a capire se siamo in grado o meno di ritagliarci realmente del tempo per le nostre priorità e per prenderci cura di noi stessi.
Anche nel lavoro di sostegno psicologico o in psicoterapia è possibile lavorare sulla gestione del tempo utilizzando l’agenda come strumento davvero efficace. Ecco di seguito due suggerimenti importanti per utilizzarla al meglio:
- mettere sempre in agenda del tempo per noi stessi;
- mettete in conto gli imprevisti: questo ci farà trovare preparati quando arriveranno, o ci permetterà di goderci del tempo extra da dedicare alle cose importanti se tutto andrà come programmato.
Pianificare e programmare può sembrare difficile ma è indispensabile, soprattutto in un momento come questo in cui si può avere bisogno di tirare fuori tutte le proprie risorse per mantenere il proprio benessere psicofisico.
